Makale, Bildiri ve Proje Başvurularımı Tek Yerden Takip Ediyorum: Akademik Takip
Bir akademisyenin yılı, aynı anda yürüyen onlarca süreçten oluşuyor: hakemdeki makaleler, revizyon bekleyen çalışmalar, özeti kabul edilmiş bildiriler, panel sonucu beklenen TÜBİTAK başvuruları, yayınevine gönderilmiş kitap bölümleri… Her biri farklı bir sistemde, farklı bir e-posta zincirinde ve çoğu zaman yalnızca hafızamızda duruyor.
Hangi makaleyi hangi dergiye, hangi tarihte gönderdiğimi; şu an hangi aşamada olduğunu ve ne zamandır haber alamadığımı tek bakışta görmek istedim. Excel tabloları bir süre işe yaradı ama süreç geçmişini, son tarihleri ve linkleri bir arada tutmakta yetersiz kaldı. Bu ihtiyaçtan Akademik Takip doğdu.
Akademik Takip nedir?
Akademik Takip; makale, bildiri, proje ve kitap bölümü başvurularını tek yerden takip etmek için geliştirdiğim, tarayıcıda çalışan küçük bir web uygulaması. Sunucu gerektirmiyor, GitHub Pages üzerinde ücretsiz yayınlanıyor ve tüm veriler şifreli olarak saklanıyor; yani yalnızca şifreyi bilen kişi içeriği görebiliyor.
Neler yapabiliyor?
Dört kayıt türü: makaleler, bildiriler, projeler (TÜBİTAK, BAP, AB programları…) ve kitap bölümleri. Her türün kendi durum adımları var.
Tüm bilgiler tek kayıtta: dergi veya kongre, gönderim tarihi, makale/başvuru numarası, gönderim sistemi linki, dosya linki, yazarlar ve notlar.
Çoklu dizin: bir makaleye SSCI, SCIE, ESCI, Scopus, TR Dizin gibi birden fazla dizin eklenebiliyor; listede olmayanlar “Diğer” seçeneğiyle yazılabiliyor.
Süreç geçmişi: her durum değişikliği tarih ve notuyla bir zaman çizelgesine ekleniyor (ör. “2 hakem majör, ek deney istendi”).
Sonraki önemli tarih: revizyon son günü, tam metin teslimi veya ara rapor tarihi 30 gün önceden genel bakış ekranında beliriyor.
Arama, filtre ve dışa aktarma: başlık, dergi, yazar ve notlarda arama; duruma göre filtreleme; JSON yedek ve Excel'de açılabilen CSV çıktısı.
Genel bakış: önce ne yapmam gerekiyor?
Uygulamayı açtığımda ilk gördüğüm ekran, o an dikkat etmem gereken her şeyi özetliyor: sırası bende olan işler (revizyonlar, özet kabulleri), yaklaşan son tarihler, uzun süredir haber alınamayan başvurular ve son hareketler.
Süreçler beş renkle okunuyor
Her durum beş gruptan birine ait. Böylece onlarca kayıt arasında bile neyin nerede olduğu bir bakışta anlaşılıyor:
Grup | Anlamı | Örnek durumlar |
Hazırlanıyor | Henüz gönderilmedi | Hazırlanıyor |
Süreçte | Karşı taraftan yanıt bekleniyor | Gönderildi, Hakemde, Panel değerlendirmesinde |
Aksiyon bekliyor | Sıra bende | Majör/minör revizyon, Özet kabul edildi |
Olumlu | Sonuçlandı | Kabul edildi, Yayımlandı, Desteklendi |
Olumsuz | Kapandı | Reddedildi, Desteklenmedi |
“Ne zamandır haber yok?” sorusuna renkli cevap
En sevdiğim özelliklerden biri bu. Yanıt beklenen bir kaydın arka planı, son hareketten bu yana geçen süreye göre giderek koyulaşan turuncu tonlara bürünüyor: 30, 60, 90 ve 180 gün eşikleri. Kayıtta ayrıca “… gündür haber yok” yazıyor. Editöre nazik bir hatırlatma e-postası yazma zamanının geldiğini artık uygulama hatırlatıyor.
Gönderip unuttuğum bir makale kalmasın istedim; renkler tam olarak bunu sağlıyor.
Yeni kayıt eklemek bir dakika sürüyor
Koyu tema ve telefonda kullanım
Tek tıkla açık ve koyu tema arasında geçilebiliyor. Telefonda da sorunsuz çalışıyor; ana ekrana kısayol olarak eklendiğinde bir uygulama gibi kullanılabiliyor.
Gizlilik: herkese açık sayfada kişisel veri
GitHub Pages'te yayınlanan her sayfa herkese açık. Bu yüzden Akademik Takip gizliliği bir giriş ekranıyla değil, şifrelemeyle sağlıyor:
Veriler tarayıcıda AES-256-GCM ile şifreleniyor; anahtar şifreden PBKDF2 ile türetiliyor.
GitHub'a yalnızca şifreli içerik gidiyor; kayıtlar ayrı bir private depoda tutuluyor.
Şifre hiçbir yere kaydedilmiyor; başka bir cihazdan yalnızca şifreyle giriş yapılabiliyor.
Belirli bir süre işlem yapılmazsa oturum otomatik olarak kilitleniyor.
Tüm bunlar GitHub'ın ücretsiz planıyla çalışıyor; ek bir sunucu ya da ücretli hizmet gerekmiyor.
Nasıl kurulur?
GitHub'da public bir site deposu açıp uygulama dosyasını (index.html) yükleyin ve GitHub Pages'i etkinleştirin.
Verileriniz için ayrı bir private depo oluşturun.
Yalnızca bu iki depoya erişimi olan bir fine-grained token oluşturun.
Sitenizi açın, kurulum ekranında bilgileri girip kendinize bir şifre belirleyin.
Adım adım kurulum rehberi ve ekran görüntüleri GitHub deposundaki README dosyasında yer alıyor.
Akademik süreçlerini benim gibi dağınık notlar ve e-posta klasörleri arasında takip eden meslektaşlarım için faydalı olacağını umuyorum. Görüş ve önerilerinizi yorumlarda paylaşırsanız sevinirim.
Yorumlar